Hal yang harus diperhatikan ketika Anda membuka suatu usaha baru adalah menjalankan bisnisnya dengan baik dengan mengelola usaha secara tepat. Mengelola usaha dilakukan dengan mengelola keuangan, mengelola stok barang, mengelola sumber daya manusia hingga mengelola aset.
Tujuan Kontrol stok
Selain manfaat, kontrol stok memiliki beberapa tujuan. Tujuan dilakukannya kontrol stok tidak hanya untuk mengetahui persediaan perusahaan saja, tapi juga dapat dilakukan untuk kas, aktiva, piutang, dan hutang.
Tujuan dari kontrol stok adalah untuk mengetahui kebenaran catatan dalam pembukuan perusahaan, yang mana termasuk salah satu fungsi untuk Sistem Pengendalian Intern (SPI). Melalui kegiatan ini maka akan diketahui keadaan yang terjadi antara catatan pembukuan dan persediaan fisik yang ada.
Pada beberapa perusahaan kontrol stok dilakukan untuk persediaan barang dan kas, sedangkan kontrol stok pada perusahaan manufaktur dilakukan untuk persediaan bahan baku, bahan penolong, barang setengah jadi, dan barang jadi.
Petugas yang ditunjuk untuk melakukan kontrol stok biasanya adalah petugas audit yang bukan personel pencatat persediaan dari internal perusahaan. Sehingga dilakukan secara independen dengan harapan memberikan hasil yang benar-benar akurat.
Jika terdapat selisih saat selesai dilakukan kontrol stok, maka perlakuan selisih ini disesuaikan dengan kebijakan perusahaan. Untuk selisih kurang, kekurangannya dapat dibebankan pada perusahaan sehingga dibuat jurnal penyesuaian.
Tapi jika peraturan perusahaan mewajibkan petugas di bagian persediaan mengganti kekurangan tersebut, maka jurnal penyesuaian tidak perlu dibuat. Kecuali jika harga penggantian berbeda dengan harga pokok persediaan. Jika pada persediaan barang atau kas terjadi selisih lebih maka harus dilakukan pengecekan ulang, untuk mengetahui adanya kemungkinan ada transaksi yang belum dicatat.
Kapan Kontrol stok Dilakukan?
Untuk pertanyaan ini, jawabannya adalah tergantung dari kebijakan perusahaan yang sudah disetujui. Umumnya periode untuk melakukan kontrol stok dilakukan dalam periode tahunan, per kuartal (4 bulan), triwulan (3 bulan), bahkan ada yang setiap bulan sekali.
Tetapi kebanyakan perusahaan melakukan kontrol stok adalah perkuartal atau triwulan, karena memang proses kontrol stok membutuhkan waktu yang tidak sedikit. Selain itu, para petugas juga harus memeriksa secara detil semua barang dan beserta kondisinya.
Alasan Pentingnya Rutin Melakukan Stok Kontrol
Stok barang atau inventory control menjadi salah satu hal yang penting yang harus dikelola dengan baik karena sangat mempengaruhi biaya yang akan dikeluarkan pebisnis. Berikut alasan mengapa kontrol stok persediaan sangat penting dilakukan.
- Menghemat Waktu dan Uang
Keuntungan pertama melakukan kontrol stok barang adalah dapat menghemat waktu bekerja karena Anda memerlukan waktu tambahan untuk melakukan penghitungan ulang. Sistem ini akan mencatat seluruh barang yang keluar dan masuk sesuai dengan catatan Anda.
Selain waktu, Anda juga dapat menghemat uang, karena Anda akan mudah untuk mengetahui produk mana saja yang masih ada persediaannya dan lambat terjual sehingga intensitas produksi produk tersebut dapat Anda turunkan.
- Mampu Mengatur Gudang
Sistem pengontrolan yang baik akan membantu Anda mengatur stok barang dalam gudang. Ketika barang yang ada didalam gudang tidak teratur, Anda akan sulit mencari stok barang yang akan Anda butuhkan. Sehingga Anda pun kesulitan unuk menghitung jumlah stok persediaan belanja bahan baku untuk proses produksi selanjutnya.
- Meningkatkan Efisiensi Perusahaan
Dengan melakukan kontrol stok persediaan, Anda juga dapat menggunakan beberapa perangkat yang akan membantu proses kontrol tersbeut seperti barcode scanner atau software inventory. Kedua perangkat tersebut dapat membantu Anda untuk mempercepat proses pencatatan produk sehingga waktu yang Anda miliki dapat digunakan untuk melakukan pekerjaan lain.
- Meningkatkan akurasi pesanan stok barang
Kontrol stok persediaan akan membantu Anda dalam berbelanja barang-barang apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan Anda sehingga tidak terjadi kekurangan bahan baku.
Meskipun Nampak sederhana, mengelola stok barang tidaklah mudah seperti menghitung saldo, menentukan harga pokok, menjual dan lain sebagainya. Dibutuhkan beberapa langkah yang valid dan perhitungan yang detail untuk mendapatkan hasil optimal. Berikut langkah-langkah kontrol stok barang.
- Stok Barang Resiko Hilang Tinggi
Pada dasarnya dalam melakukan kontrol stok persediaan, Anda harus mengelompokkan item barang apa saja yang beresiko tinggi untuk hilang. Misalnya barang yang mudah disembunyikan.
- Stok Barang Harga Mahal
Selain barang yang mudah disembunyikan, barang dengan harga jual mahal juga akan mudah hilang terlebih jika ukurannya kecil. Karena itu Anda harus dapat mengantisipasinya agar tidak hilang dengan cara melakukan kontrol stok persediaan secara rutin.
- Stok Barang Terjual
Mengontrol stok barang yang telah habis terjual harus dilakukan setiap hari karena meminimalisir barang yang hilang ataupun luput dari pencatatan. Selain itu, pengontrolan seperti ini juga berfungsi untuk menyamakan perhitungan dari catatan sebelumnya dengan fisik barang yang ada di toko Anda.
- Stok Barang dengan Sistem Acak
Barang datang yang selalu berubah-ubah dari bentuk hingga harga membuat hal tersebut harus selalu dimasukkan ke dalam stok. Tanpa adanya pengontrolan stok, hal tersebut akan sangat membingungkan. Oleh karena itu, kontrol stok persediaan harus dilakukan secara rutin sehingga tidak merugikan perusahaan ataupun pelanggan Anda.
- Stok Barang Restan
Barang-barang yang tidak laku dijual harus dikontrol dengan lebih teliti untuk menghindari kehilangan. Karena barang restan biasanya luput dari pencatatan.
Pengontrolan stok persediaan seperti ini nharus didukung dengan adanya aplikasi akuntansi yang mempermudah melakukan semua prosesnya. Dengan menggunakan bantuan software, kontrol stok persediaan akan lebih mudah dan cepat.
Fitur-fitur seperti informasi saldo, pembelian dan retur pembelian, penjualan dan retur penjualan, pajak, metode FIFO (First In, First Out), jurnal penyesuaian, perakitan barang dan lain sebagainya sudah dimiliki oleh Jurnal by Mekari.
Gunakan software bisnis yang mengakomodir semua kebutuhan pengendalian persediaan stok barang jualan Anda seperti aplikasi stok barang dan penjualan yang merupakan produk keluaran Jurnal.
Jurnal.id adalah sebuah software akuntansi online berbasis cloud untuk mengatur sistem pembukuan yang lebih baik bagi pemilik Usaha Kecil dan Menengah (UKM) yang dapat diakses di mana pun dan kapan pun. Jurnal juga dapat menghubungkan business owner dengan akuntan profesional yang akan membantu pebisnis untuk mengelola dan merangkai rencana keuangan mereka serta menghemat waktu dari proses administrasi dan operasional dengan harga efisien, cepat, dan efektif sehingga mereka dapat lebih fokus dalam mengembangkan usahanya.
Yuk pakai Jurnal
